Cómo configurar un proceso de publicación de contenido

La creación de contenido recibe mucha atención. Pero no puede conseguir audiencia sin un proceso de publicación de contenidos bien ejecutado.

La producción de contenido requiere sistemas y procesos fácilmente repetibles para preparar el contenido para el botón de publicación y todo lo que sucede después.

Para lograrlo, su equipo necesita un líder de operaciones que supervise y, a menudo, implemente todos esos pasos en el proceso de publicación de contenido. Por lo general, trabajan con la ayuda de herramientas de software para ayudar a organizar la producción de contenido, ya sean sistemas de gestión de proyectos como Trello y Asana o una simple hoja de cálculo compartida.

Si es nuevo en el puesto, está explorando cómo mejorar sus operaciones o está buscando configurar un proceso de publicación de contenido, Lisa Dougherty, directora de comunidad y operaciones del blog de CMI, puede ofrecerle ayuda.

Ella explica cómo organiza las operaciones editoriales que hacen posible que CMI publique y promueva contenido nuevo todos los días de la semana en nuestro sitio web principal (www.contentmarketinginstitute.com).

El proceso de publicación de contenidos que Lisa perfeccionó a lo largo de la década nos ayuda a realizar un seguimiento del contenido de varios autores a lo largo de las distintas etapas de edición y producción. También sirve como punto de conexión para los miembros del equipo de CMI que promocionan el contenido a través del correo electrónico y las redes sociales.

Así es como lo hace Lisa:

Organícese para seguir el progreso del contenido

El miembro del equipo responsable de la operación de producción de contenido debe conocer el estado de cada activo. Al mismo tiempo, deberán crear y mantener el cronograma de publicación de postproducción. Estos dos documentos pueden estar estrechamente vinculados a su planificación editorial.

En el caso de CMI, el equipo utiliza hojas separadas (pestañas) dentro de una hoja de cálculo maestra compartida llamada rastreador. Una hoja detalla el estado de los activos de contenido y la otra sirve como calendario de publicaciones entre semana. Lisa gestiona ambas hojas en el rastreador.

Rastreador de estado de desarrollo de contenido

El rastreador de desarrollo de contenido muestra el estado de cada artículo editorial en desarrollo. Enumera el tema, la persona responsable de crearlo, la fecha de vencimiento, el estado (creando, editando, listo para producción), junto con cualquier nota relacionada, como enlaces para incluir, llamadas a la acción especiales, etc.

Cuando se completa una tarea, la persona responsable actualiza la columna de estado.

Algunas herramientas activan notificaciones a los miembros relevantes del equipo cuando cambia el estado de un activo. En CMI, verificar el estado del rastreador está integrado en el flujo de trabajo de cada persona, por lo que dichas notificaciones rara vez son necesarias. Otros equipos de marketing de contenidos utilizan la función de notificación en su software de gestión de proyectos cuando un activo pasa al siguiente paso en el panel.

Seguimiento y calendario de producción de publicación de contenidos

Una segunda hoja del documento principal actúa como calendario de producción de la publicación. Muestra el contenido de cada día (CMI publica cinco días a la semana) junto con la información clave necesaria para publicar el activo.

Su rastreador de producción puede verse diferente dependiendo de la frecuencia de publicación, formatos, canales, etc. La versión de CMI incluye estas columnas:

• Fecha de publicación
• Autor
• Estado de producción (dos opciones: cargado en WordPress o probado en WordPress)
• Notas (Lisa enumera la fecha en que solicitó la imagen de portada, cualquier elemento aún no completo, como incrustaciones de video o gráficos, y la fecha en que envía una vista previa al autor o a las fuentes destacadas).
• Titular
• Categoría (tema principal basado en las categorías principales de CMI)
• Vista previa de copia (lo que aparece en el correo electrónico diario)
• Copia del extracto
• Llamada a la acción
• URL

CONSEJO: No confíe en la URL predeterminada que crea su plataforma de gestión de contenidos. Cambie el valor predeterminado para incluir palabras clave apropiadas (use guiones para separar las palabras) y manténgase entre 50 y 80 caracteres.

Administrar contenido de múltiples fuentes

Los administradores de operaciones de contenido a menudo coordinan el contenido que llega de fuentes internas y externas.

Los envíos, borradores, revisiones y actualizaciones de envíos de contenido de invitados, expertos internos en la materia y miembros del equipo de marketing de contenidos suman una gran cantidad de archivos que administrar.

Puedes hacer que este proceso sea más eficiente con estos consejos:

• Primero, el contenido debe guardarse en una ubicación centralizada que sea accesible para todos los involucrados en el proceso de creación, revisión y publicación. CMI actualmente usa Microsoft OneDrive. Otros equipos pueden utilizar Dropbox, Google Drive u otras plataformas basadas en la nube.

• En segundo lugar, configure un proceso estandarizado para organizar archivos y convenciones de nomenclatura. Esto ayuda con el control de versiones. Nunca querrás publicar una versión desactualizada del contenido y no querrás tener que pedirle a tres personas que averigüen qué versión usar.

Así es como CMI organiza el contenido en su servidor:

• La carpeta maestra, CMI Editorial Team, incluye todo el contenido.
• Debajo de la carpeta maestra hay carpetas individuales para cada activo en el proceso de publicación de contenido. Sigue una convención de nomenclatura estándar:
  • Autor Nombre Apellido – Tema
    • Ejemplo: Jodi Harris – Retención de clientes

Cada carpeta de activos incluye:

• Carpeta denominada “borradores” y contiene las versiones original y editada.
• Carpeta etiquetada como “imágenes”
• Versión final denominada “APELLIDO DEL AUTOR — Tema — iniciales del editor EDICIÓN LIMPIA fecha de las iniciales del administrador de contenido FINAL”
  • Ejemplo: HARRIS – Retención de clientes – ag EDITS CLEAN ld 10-12-23 FINAL

Una vez que se publica un artículo, Lisa mueve la carpeta de activos a la carpeta Artículos publicados.

Algunos equipos de contenido etiquetan la carpeta de recursos con su fecha de publicación. Lisa prefiere no hacerlo porque la fecha puede cambiar, pero el autor y el tema no.

Finalizando el contenido para su publicación.

Con los sistemas configurados para rastrear el progreso del contenido, el calendario de publicación y el estado de producción del contenido, la persona de operaciones pasa al trabajo más detallado: preparar el contenido para su publicación.

Dado que este proceso a menudo involucra a una sola persona, es posible que sienta la tentación de simplemente hacerlo y no tomarse el tiempo para documentar el proceso. No. Estandarizar el proceso de publicación de contenido y anotarlo es esencial para que otro miembro del equipo pueda intervenir y ejecutarlo si la persona de operaciones no está disponible.

CMI utiliza una lista de verificación para garantizar que se siga el proceso y que nadie olvide ningún paso. Incluye:

• Realice una revisión posterior a la edición para garantizar la legibilidad y comprensión básicas.
• Verifique todos los nombres de personas, empresas y herramientas mencionadas en el contenido.
• Identifique oportunidades de enlaces internos, agregándolas a palabras y frases relevantes y a la lista de contenido relacionado cuidadosamente seleccionada al final del artículo.
• Busque o cree imágenes e insértelas en el documento.
• Agregue código de inserción para videos, GIF, etc.
• Revise y actualice el título y el llamado a la acción según sea necesario.
• Ejecute el documento a través de Grammarly Premium.
• Importe documentos de Word y agregue elementos visuales a WordPress.
• Agregue audio, escuche las malas pronunciaciones y corríjalas.
• Calendario de publicación.

CONSEJO: Los enlaces internos y las características de contenido relacionado cuidadosamente seleccionadas en los artículos de CMI son el contenido de mayor rendimiento en el sitio. Tradicionalmente, CMI utiliza publicaciones populares más antiguas para enlaces internos adjuntos a palabras clave y publicaciones populares más nuevas con sus títulos en contenido relacionado cuidadosamente seleccionado que se enumera al final de cada artículo.

Después de cargar el contenido en WordPress, un revisor le da una última revisión mientras se asegura de que todos los enlaces apunten a la fuente correcta y se abran en la ventana correcta (los enlaces CMI se abren en la misma ventana, mientras que los enlaces externos se abren en una nueva ventana).

Últimos pasos antes de publicar

Con todo listo para funcionar, la comunicación se envía a todas las partes interesadas relevantes, desde los creadores y las fuentes hasta las redes sociales y el equipo de producción de correo electrónico. Puede hacerlo automáticamente a través de su software de gestión de proyectos o enviar manualmente un correo electrónico o mensaje directo a las partes interesadas. El equipo debe acordar el método de entrega de la notificación.

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CONSEJO: Lisa envía un correo electrónico estándar a todos los autores y fuentes de los que tiene información de contacto. Adjunta el documento de Word para que puedan revisarlo (no se requiere aprobación para publicarlo), incluye la URL donde pueden ver el artículo una vez que esté publicado y señala cómo pueden ayudar a promover y compartir su trabajo en las redes sociales.

Organizarse

Se necesita mucho trabajo para que su contenido esté listo para llamar la atención. Al detallar un proceso de publicación de contenido, la producción de contenido tomará menos tiempo, se minimizarán las frustraciones y los errores y omisiones serán algo raro. Es posible que su audiencia no le dé las gracias públicamente, así que sepa que todas esas estadísticas de consumo de contenido reflejan su buen trabajo operativo.

Todas las herramientas son mencionadas por el autor. Si tienes una herramienta para sugerir, etiqueta a Content Marketing Institute en las redes sociales.

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Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute