Esta publicación fue coescrita por la fundadora de Better Way to Say It, Jenny Magic.
Como comunicadores y narradores, los especialistas en marketing de contenido se enfrentan a cambios sin precedentes.
El trabajo diario requiere aumentar la producción sin aumentar los recursos. El contenido debe optimizarse para el valor comercial, así como orientarse y rastrearse según los requisitos críticos del viaje del cliente. Agregue a ese cambio la gestión de equipos híbridos y los desarrollos en torno a la inteligencia artificial, y podrá ver la creciente presión del cambio en los equipos de contenido.
Todo eso se combina para crear una tormenta perfecta de iniciativas de cambio urgente que el equipo puede no tener la capacidad de abordar.
La investigación de Gartner muestra que el empleado promedio experimentó 10 cambios empresariales planificados en 2022, un aumento de cinco veces con respecto a 2016. Su disposición a apoyar estos cambios se redujo en casi un 30 % en el mismo período. Como era de esperar, la fatiga del cambio es una de las principales preocupaciones para 2023 y más allá.
Los empleados enfrentan más cambios pero están menos dispuestos a apoyar esos cambios en 2023 según @Gartner_inc #research a través de @MelissaBreker @JennyLMagic @CMIContent. Haz clic para twittear
Veamos algunos ejemplos en las trincheras que destacan los desafíos comunes del cambio y luego analicemos algunas soluciones para construir y fortalecer su “músculo del cambio”.
Desafíos de cambio comunes para los equipos de contenido
Los cambios ocurren en toda la empresa y dentro del equipo. Con mayor frecuencia, se dividen en tres categorías amplias: proceso y flujo de trabajo, liderazgo y tecnología.
Proceso y flujo de trabajo
Los cambios en el flujo de trabajo y los procesos pueden desencadenar nuevas formas de trabajar. Ya sea que se trate de adaptarse a cómo se comparte la información entre los equipos, cómo ocurre la entrega de contenido o algo más, requieren que el equipo se sienta cómodo siguiendo los nuevos sistemas.
Desafío en las trincheras: Un cliente tuvo problemas para entender las necesidades de su audiencia. Con comunicación limitada y silos departamentales, sus equipos carecían de un flujo de trabajo para obtener información sobre las necesidades de su audiencia. Cada equipo tenía diferentes perspectivas sobre la misma audiencia, pero la empresa no definió cómo compartir el conocimiento y cuándo.
Cómo lo hicieron funcionar: Se creó un pequeño equipo de proyecto con representantes de todos los departamentos. Cada representante investigó qué información capturó su equipo, dónde se almacenó y cómo se usó. Se invitó a los miembros del equipo a talleres para definir una visión compartida sobre cómo los departamentos podrían trabajar mejor juntos. Al final, cada equipo pudo acceder y sacar a la luz la información antes, lo que redujo los cuellos de botella y redujo el tiempo de producción en un promedio del 6 %.
Tecnología
Los cambios en su pila de tecnología de contenido pueden tener un gran impacto. Considere los efectos sobre las personas y los procesos.
Desafío en las trincheras: Un equipo sin fines de lucro carecía de un sistema cohesivo para rastrear y administrar su comercialización. Los miembros del equipo tenían un enfoque ad-hoc para la gestión de archivos.
Cómo lo hicieron funcionar: Una auditoría de tecnología reveló que el equipo almacenó información en SharePoint, unidades personales y unidades compartidas como Google Drive y Dropbox. Después de tres sesiones facilitadas, el equipo definió los requisitos de almacenamiento (actuales y futuros), las necesidades de migración (archivos esenciales para la entrega del trabajo) y una ubicación central para los tipos de archivos. Con una nueva arquitectura de información y convenciones de nomenclatura, están en proceso de cambiar a nuevas formas de trabajo.
Organización
Los cambios en la estructura organizativa, el liderazgo o la cultura pueden desencadenar cambios para mejorar la eficiencia, la eficacia y el compromiso de los empleados. Las fusiones y adquisiciones son a menudo el desencadenante de una revisión y auditoría organizacional.
Ejemplo en las trincheras: Una fusión expandió exponencialmente el tamaño de los equipos existentes de un cliente. Eso desencadenó conversaciones sobre roles y responsabilidades y quién sería responsable de hacer el trabajo. También creó incertidumbre sobre las líneas de reporte, animosidad entre diferentes grupos y miedo sobre cómo cambiaría la cultura.
Cómo lo hicieron funcionar: Comenzó con una consulta anónima y confidencial para descubrir qué pensaban y sentían los miembros del equipo. Luego, a través de una serie de talleres, el equipo expresó sus preocupaciones a todos. Con ese entendimiento, se desarrolló un plan de transición y, en última instancia, se desarrolló una nueva visión en todos los equipos para construir una base de colaboración para impulsar un mejor compromiso y un crecimiento orgánico del negocio.
Si bien su equipo y su empresa pueden enfrentar diferentes factores desencadenantes, comprender los desafíos potenciales derivados del cambio puede ayudarlo a planificar de manera proactiva y minimizar la resistencia. También puede ayudarlo a pensar estratégicamente mientras crea planes tácticos para hacer el trabajo.
Comprenda el impacto potencial del cambio, de modo que pueda planificar de manera proactiva para minimizar la resistencia, dice @MelissaBreker @JennyLMagic a través de @CMIContent. Haz clic para twittear
Entrenamiento para el cambio (también conocido como desarrollo del músculo del cambio)
Cuando los equipos trabajan de manera proactiva para desarrollar su “músculo de cambio”, impulsan los resultados comerciales y muestran el valor del equipo. Echemos un vistazo a lo que puede hacer hoy para apoyar al equipo a través de desafíos específicos para la introducción de un cambio.
Cómo crear una visión clara y un plan de cambio para nuevos proyectos
Debe comenzar una nueva iniciativa con expectativas claramente detalladas. Siguiendo este proceso de varios pasos:
- Identificar el alcance y el impacto en los miembros del equipo.
- Tomar con calma. Los líderes visionarios a menudo se adelantan y se saltan pasos.
- Explique por qué y cómo, para que los miembros del equipo entiendan el propósito y las expectativas.
- Ponte curioso. Haga preguntas para comprender mejor a las personas, el flujo de trabajo y los procesos.
- Concéntrese en resolver el problema, no solo los síntomas.
- Vender la visión.
- Identifique y active a los patrocinadores para que sean visiblemente participativos, lo cual es esencial para la aceptación y la comunicación.
- Haga espacio para consultas confidenciales, recopilando comentarios anónimos o protegidos para fomentar el intercambio de inquietudes creíble y perspicaz.
- Cree un mapa de viaje de cambio para su equipo interno.
- Obtener propiedad y compromiso.
- Espere y planee para la resistencia.
- Entender la preparación del equipo para el nuevo proyecto.
- Participe y obtenga sus comentarios para mejorar el plan.
- Comunicar. Comunicar. Comunicar.
- Comprender las motivaciones y requisitos individuales.
- Comparta apoyo y capacitación para ayudarlos a prepararse.
- Restablezca las expectativas y considere la cultura del equipo.
- Construir seguridad psicológica para abordar la incertidumbre y cambiar la fatiga.
- Observe las lagunas en la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones.
- Esté atento a los prejuicios y el pensamiento de grupo.
Cómo apoyar el cambio cuando no se cuenta con el personal adecuado
Idealmente, tiene miembros del equipo que tienen la experiencia necesaria y suficiente personal para ejecutar fácilmente el proyecto. En realidad, muchas veces hay que iniciar el cambio sin los recursos suficientes. En esta situación, usted debe:
- Cree un mapa de partes interesadas para mostrar las relaciones informales y formales.
- Identifique y atraiga a personas que puedan ayudar al equipo en función de la experiencia necesaria.
- Determine las personas influyentes clave que pueden ayudar con la adopción y aborde las inquietudes directamente.
- Busque las brechas y pida ayuda a más personas o contrate nueva ayuda.
- Actualizar prioridades y requisitos de tiempo.
- Despriorizar o revisar las cargas de trabajo. Si no puede hacer eso, mire lo que necesita eliminar o volver a comprometer.
- Considere la ayuda de héroes anónimos: personas que pueden ser menos visibles pero que pueden estar más disponibles para ayudar.
- Las nuevas personas pueden ofrecer diferentes perspectivas y pueden identificar brechas en las formas actuales de trabajar.
Si no tiene suficientes recursos para un cambio, cree un mapa de partes interesadas para identificar la ayuda potencial, dice @MelissaBreker @JennyLMagic a través de @CMIContent. Haz clic para twittear
Cómo mejorar la comunicación dentro y entre los equipos de contenido
La implementación del cambio a menudo falla porque el entorno no aprecia el valor de la comunicación. Para asegurarse de que eso no suceda:
- Reúna a la gente.
- Involucre a las personas desde el principio para ayudarlas a sentirse más involucradas en el cambio y reducir la resistencia.
- Programe revisiones periódicas, reconozca los impactos de los cambios y mantenga informados a los miembros del equipo sobre el progreso.
- Restablezca y realinee las expectativas y los requisitos según sea necesario.
- Sea transparente.
- Aborde las emociones y reconozca la incertidumbre.
- Involucrar a otros para alinearse a propósito y reducir el estrés.
- Reconocer y agradecer las contribuciones.
- Construir seguridad psicológica.
- Fomente la retroalimentación y las sugerencias para mejorar.
El cambio ocurre un día a la vez
Al final, probar cosas nuevas y desarrollar nuevas fortalezas requiere tiempo, determinación y enfoque.
Al implementar estas estrategias, puede fomentar una cultura de trabajo en equipo y colaboración y navegar con éxito las iniciativas de cambio. Dependiendo de los objetivos y la cultura de su equipo, puede planificar estratégicamente para obtener una aceptación genuina y reducir la fatiga del cambio. Aunque no existe un enfoque único para todos, puede comprometerse a adoptar un enfoque de cambio que desarrolle la confianza y el compromiso de su equipo para impulsar el rendimiento y el éxito.
Como dijo Ruth Bader Ginsburg: “El cambio real, el cambio duradero, ocurre paso a paso”.
No podríamos estar más de acuerdo.
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Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute
